[達人專欄] 萬事起頭難 - 簡報技巧系列(2)

　　俗話說的好，＂萬事起頭難＂；還有另外一句俗話說＂好的開始就是成功的一半＂。今天要跟大家談的簡報技巧是如何處理好簡報的開頭，＂萬事起頭難＂用來形容簡報也是非常恰當的，以緊張程度來說好了，根據傳播學者的研究，一般人在上台前的幾分鐘心跳會從原本的７０下左右暴增為９５～１４０下，而到了上台開始後的幾分鐘更是會達到１１０～１９０下的範圍，可是再過幾分鐘心跳就又會回復到上台前幾分鐘的狀態，也就是說演講／簡報的開頭是最緊張的時候了。

 

　　另外，開頭的難，還有一件事情可以說明，就是開頭的時間。根據傳播學者的研究開頭佔據整個演講／簡報的時間最好是一成到一成半左右。也就是說在我與各位業務先進常會遇到的商業簡報場合，廠商給了二十分鐘的時間可以做簡報，這時用來開頭的時間祇能有兩分鐘到三分鐘而已，在這麼短的時間裡如何把開頭說好的確是有難度的喔。

 

　　但開頭難雖難，若是能夠做得好，勢必能夠為簡報增色不少。怎麼樣的簡報才算做得好？那就需要做到以下四件事情引起注意、建立關聯、建立信度、揭示重點，最後在避免掉一些常犯的錯誤，我們稱之為開頭四忌，這樣就可以有一個好的簡報開頭了，以下我們就會按照上面所提的順序跟大家一起來討論。另外，因著最新一期【大師輕鬆讀】(NO.360  2009-12-21)的主題是賈伯斯簡報秘笈，所以這次的文章中將會有不少賈伯斯簡報的片段與大家分享

 

 

 

 

 

 

　　運用問題其實是一種常見的引起注意方式，像是談到親子教育的問題會問家裡有沒有小朋友？那運用問題的方式主要可以分為需要聽眾回答與不需要聽眾回答的方式，像是剛剛那個問題就會是需要在座的聽眾回答，而回答的方式通常會是利用舉手以避免過多的聲音訊息出現使得自己無法清楚辨別答案；那不需要回答的問題就像我在上述開頭文的第三段問到怎麼樣的開頭才算好呢？這樣的問題其實就不是要在場的聽眾回答，而是讓自己做回答。但不論是怎麼樣的方式都可以達到引起注意的效果。

 

　　運用名言就像我開頭所做的，但其實我做的不好，主要是因為名言需要符合兩個條件＂名人＂＂妙語＂，簡單來說就是要夠有名並且夠新奇，能夠引起注意。而我開頭的兩句萬事起頭難、好的開始是成功的一半，有名是有名，卻落於俗套，所以用來引起注意的效果其實並不會太好。

 

　　運用幽默通常是指以故事或是笑話的方式來開場，以我們自己來說會比較建議用故事的方式來呈現，理由很簡單，故事如果沒有逗笑失敗，怎麼說都還是個故事，可是如果說笑話不好笑，那就什麼都不是了。在１９９０年的春晚，台灣老牌歌星凌峰就拿自己做了一個自嘲的笑話來引起注意「在下凌峰，我和文章不一樣，雖然我們都得過金鐘獎和最佳男歌星稱號。但是，我是以長得難看而出名的。」

　　

 

　　語出驚人是提出驚人的例證故事、統計數字或是其他任何會吸引聽眾的資訊，舉例來說再談論到婚姻關係的時候，舉出在台灣的離婚率是全亞洲第一，每天都有一百七十幾對的夫妻離婚；再開頭文中提到的心跳１９０也有一點這樣子的意味。

 

　　利用道具或是活動方式通常不建議使用這樣的方式，因為難度以及事前的準備都比前面幾項相對的難上許多，但是，若是能夠使用的好，對於引起注意是非常有效的。以下就用賈伯斯的影片給大家做參考。第一部影片是在賈伯斯為第一部麥金塔做的簡報，他利用帆布袋做開頭；第二部影片是為輕薄筆電做的簡報，這次他利用了牛皮紙袋。

　　

1984年產品簡報第一部麥金塔                                        2008年產品簡報輕薄筆電，在4:58時出現

 

 

 

 

 

 

 

 

 

　　主要有四點需要注意的閒扯過遠、耗時過長、分貝過高、客套過度。閒扯過遠容易讓聽眾冷淡，並且喪失注意力。像是老師上課的時候如果把開頭的時間拿來聊政治、家事等與課堂無關的事情，容易讓學生有反感；耗時過長一方面會壓縮到正文的時間，另一方面也會讓聽眾覺得不耐煩，像魔術師花了太多的時間去鋪陳就會讓觀眾不耐煩；分貝過高指得是一開始就讓自己太ｈｉｇｈ，不論是聲音或者是動作都是如此，因為一開始若是聲音過高、動作過大，若是無法維持就會讓人覺得虎頭蛇尾，若是要一直維持就會累到自己喔；客套過度的表現最壞的情形不只是會減低自己的可信度，還會讓人覺得自己不可愛，像是「對於這個問題，小弟只能算是個門外漢。」或是「因為疏於準備，所以等一下若是說得不好，請多見諒。」這樣的話怎麼會讓人有好感呢？

 

　　開頭在演講／簡報中是很重要的一個部分，若是做好了，後面的過程肯定是事半功倍；若是做得不好，倒也不至於說一定會有個失敗的結果，只是要拉回來勢必要加倍的努力了。